لماذا لا يلتزم موظفوك بالتعليمات؟ 5 أسباب لا تراها

ترسل التعميم، فيُطبَّق أياماً، ثم يعود كل شيء كما كان. المشكلة غالباً ليست في الموظف، بل في طريقة وصول التعليمات وبقائها.

1. التعليمات مبعثرة

تعميم في مجموعة واتساب، وآخر على ورقة معلّقة، وثالث شفهي من المشرف. بعد شهر لا يعرف أحد أيّها المعمول به.

العلاج: مرجع واحد. كل تعميم يُضاف إلى مكانه في الدليل التشغيلي كإجراء ثابت.

2. لم تصل إلى الجميع

موظف الوردية المسائية، والموظف الجديد، ومن كان في إجازة؛ هؤلاء لم يروا التعميم أصلاً.

العلاج: اعرف بالاسم من استلم ومن لم يستلم.

3. وصلت ولم تُفهم

«اطّلعت» لا تعني «فهمت». قد يقرأ الموظف التعليمة ويطبّقها بطريقته.

العلاج: اطلب تأكيد الفهم، ولو بسؤالين قصيرين عن المطلوب.

4. لا أحد يقيسها

ما لا يُتابَع يُهمل. إذا لم يسأل أحد عن تطبيق تعليمات معيّنة خلال الزيارة الرقابية، سيتساهل الموظف مستقبلاً في تطبيقها.

العلاج: أضف لكل تعليمة مهمة بنداً في قائمة مراقبة الجودة.

5. تتغيّر ولا يُلغى القديم

يصدر تعميم جديد يعدّل القديم، ويبقى القديم متداولاً، فيطبّق كل فرع نسخة مختلفة.

العلاج: عدّل الإجراء نفسه في الدليل، ليبقى نسخة واحدة صحيحة.

الخلاصة

التعميم رسالة تُنسى، والإجراء يبقى. حوّل تعليماتك المهمة إلى إجراءات مكتوبة، تصل لكل موظف، ويُقاس تطبيقها.